Excel Hacks: Tips Menaklukkan Data Analyzing

excel hacks
Photo by Microsoft Edge on Unsplash

Ada banyak jenis pekerjaan dan perusahaan yang berbeda di luar sana. Tetapi, satu kesamaan yang menjadi benang merah adalah pemakaian Excel di berbagai industri yang berjalan. Guru, pengusaha, dan ilmuwan merupakan contoh kecil dari total 80% persen pekerjaan yang membutuhkan penguasaan keterampilan spreadsheet dan word-processing software (Burning Glass). Excel merupakan tools yang telah dikembangkan selama bertahun-tahun dengan kemampuan luar biasa dalam pengolahan data. Hingga hari ini, ada berbagai Excel hacks yang mampu memudahkan input dan penghitungan data di dalamnya.

Mengembangkan keterampilan Excel adalah cara yang ampuh untuk menganalisis data seperti para profesional. Mempelajari data analyzing memakai Excel menggunakan rumus dan tools yang bersangkutan mampu meningkatkan efisiensi kerja. Beberapa situasi menguntungkan diantaranya adalah menunjang perkembangan karier, penguasaan terhadap keterampilan baru, maupun kemampuan menyusun anggaran dengan baik. Tidak sedikit yang ingin menggunakan shortcut agar proses pembangunan data jadi semakin efektif serta sistematis. Dengan menggunakan Excel hacks, pemula sampai tenaga profesional dapat merasakan kemudahan saat menyelesaikan pekerjaan.

Excel Hacks: Tips Menaklukkan Data Analyzing

Biasakan diri dengan keyboard shortcut

Jika kamu ingin mencari cara untuk menghemat waktu, perlu adanya pembiasaan diri dengan menggunakan keyboard shortcut yang berbeda-beda. Ada ratusan jenis keyboard shortcut yang berguna dan dapat diaplikasikan sepanjang mengoperasikan Excel. Untuk meningkatkan efektivitas, catat beberapa tugas atau aksi yang akan dilakukan di Excel kemudian periksa keberadaan keyboard shortcut sebagai perantara jenis pengolahan data tersebut. Beberapa contoh keyboard shortcut yang dapat kamu pakai, antara lain:

  • Select all cells: Ctrl+A (Windows); Command+A (Mac)
  • Insert new worksheet: Alt+Shift+F1 (Windows); Option+Shift+fn+F1 (Mac)
  • Insert new column atau row: Ctrl+Shift+= kemudian pilih Entire row atau Entire column (Windows). Gunakan cara yang sama untuk Mac, bedanya Ctrl ganti dengan Command
  • Delete selected column atau row: Ctrl+Shift+- lalu klik Entire row atau Entire column (Windows). Bila menggunakan Mac, ganti Ctrl dengan Command
  • Insert current time: Ctrl+Shift+: (Windows); Command+Shift+: (Mac)
  • Insert current date: Ctrl+; (Windows dan Mac)
  • Date format: Ctrl+Shift+# (Windows dan Mac)
  • Baris baru di dalam cells agar data lebih mudah dibaca: Alt+Enter (Windows); Option+Enter (Mac)
  • Switch formula dan value: Ctrl+~ (Windows dan Mac)
  • Open search box: Shift+F5 (Windows); Shift+fn+F5 (Mac)
  • Select row: Shift+spacebar (Windows dan Mac)
  • Select column: Ctrl+spacebar (Windows dan Mac)

Select all cells menggunakan sebuah klik

Kamu sedang menyusun ratusan hingga ribuan data dan perlu melakukan format select terhadap seluruh informasi di dalam spreadsheet? Scrolling tanpa akhir hanya akan menghabiskan waktu dan tenaga. Gunakan hacks yang berguna untuk memilih semua cells tanpa terkecuali menggunakan sebuah klik di halaman Excel. Klik tanda segitiga abu-abu muda yang terletak di bagian kiri atas spreadsheet. Cukup klik satu kali untuk memilih seluruh cells. Mudah, bukan?

BACA JUGA: Tips Excel: 10 Langkah Hasilkan Presentasi Powerful

Resize columns dan rows secara instan

Teks yang melewati batas cells adalah sesuatu yang cenderung menyebalkan. Kamu perlu melakukan click and drag untuk mengubah ukuran column sehingga punya lebar yang sempurna sebagai solusinya. Beruntungnya, kamu dapat melakukannya secara instan. Letakkan cursor pada garis antara dua penanda columns, misalnya E dan F. Kamu akan melihat tanda yang terlihat seperti dua panah berhadapan. Klik dua kali pada garis yang ukurannya ingin disesuaikan dengan garis tepi cells.

Pindah ke atas tanpa scrolling

Bila kamu memiliki data yang berjumlah sangat besar, perlu beberapa waktu untuk melakukan scrolling sampai ke halaman akhir dari worksheet tersebut. Ketimbang membuat jari lelah, kamu dapat menggunakan keyboard shortcut yang lebih efektif. Tekan Ctrl atau Command dan up arrow sebanyak dua kali untuk membawamu kembali ke bagian teratas dari spreadsheet. Mengapa harus ditekan dua kali? Menekan satu kali hanya membawa kamu menuju row terakhir data yang muncul sebelum empty row.

Mengaplikasikan format yang sama

Katakanlah kamu perlu membuat column baru di spreadsheet dan ingin menerapkan format yang sama dengan column sebelumnya. Misalnya, kamu ingin membuat column “Total” yang memiliki bold font sama seperti column “Harga tiap barang” yang sudah ada di spreadsheet. Sangat mudah untuk menerapkan kebutuhan tersebut. Pilih cell dengan format yang bersangkutan kemudian pilih bagian cell yang akan menerima penerapan format tersebut. Klik kanan lalu pilih “Paste Special” dan klik box format untuk menerapkannya pada worksheet.

Insert lebih dari satu column atau rows

Menyisipkan column atau rows satu persatu bisa menjadi kegiatan yang monoton. Ada trik cepat yang memungkinkan kamu untuk memasukkan beberapa column dan rows ke dalam spreadsheet dalam satu klik. Excel hacks yang satu ini cenderung simpel. Lakukan highlight terhadap jumlah column dan rows yang ingin disisipkan kemudian klik kanan dan Insert. Dengan begitu, kamu sudah memiliki column baru tanpa harus memasukkannya secara terpisah. Bila membutuhkan rows baru, lakukan hal yang sama pada cell rows di bagian kiri.

Membuat copy dari suatu worksheet

Jika kamu membuat lembar kerja sendiri yang sifatnya rutinitas dan teratur, kamu tidak perlu membuat format ulang setiap saat. Lebih baik kamu rajin membuat salinan pada worksheet agar setiap format dan elemen pendukung lainnya tetap berada di tempatnya. Kamu hanya perlu menyunting data dan informasi dari masing-masing cells. Untuk mempraktikkannya, klik kanan pada pilihan worksheet yang ada di bawah lalu pilih Move or Copy. Muncul pop up yang akan menanyakan posisi worksheet yang akan dipindahkan atau disalin. 

Embed spreadsheet pada Excel

Jika kamu menyusun laporan, proposal, atau dokumen penting lainnya di Word, akan terasa mudah ketika bisa menyematkannya ke dalam halaman Word. Trik ini sangat mudah untuk dilakukan. Pilih dan copy bagian Excel yang ingin dimasukkan ke dalam dokumen Word. Buka Word kemudian pilih Paste dan Paste Special. Ketika muncul pop up berikutnya, kamu dapat memilih Microsoft Excel Worksheet Project. Pastikan kamu juga memilih opsi Paste Link lalu klik OK. Setelah berhasil, mungkin kamu hanya perlu melakukan penyesuaian ukuran secara singkat sebelum melanjutkan pekerjaan.

BACA JUGA: Excel vs Google Sheets: Serupa tapi Tak Sama?

Find and replace value

Terkadang, kamu melihat beberapa kesalahan di dalam spreadsheet yang telah diolah. Atau mungkin kamu ingin memperbarui beberapa informasi di dalam cells. Kamu tidak perlu melakukan scrolling terhadap seluruh data untuk menemukan kemunculannya secara individu. Gunakan fitur Find and Replace untuk memperbarui dalam satu waktu sekaligus. Lakukan highlight pada cells yang ingin dicari lalu tekan Ctrl+F. Muncul pop up untuk memasukkan istilah yang ditemukan dan diganti pada  persebaran data di spreadsheet. Penting diketahui bahwa fitur ini akan mengganti setiap tampilan kombinasi huruf yang dimasukkan. Jadi, kamu perlu hati-hati karena bisa saja kalimat yang tidak dimaksud untuk diganti dapat mengalami perubahan yang tidak diperlukan.

Input restriction dengan Data Validation Function

Untuk mempertahankan validitas data, terkadang kamu perlu membatasi input value sebelum melangkah ke tahapan berikutnya. Bila ingin memastikan bahwa data di luar rentang nilai tertentu tidak perlu dimasukkan, buka menu Data. Lanjutkan ke Data Validation kemudian Setting. Input ketentuan lalu geser ke Input Messages untuk memasukkan prompt berdasarkan rentang nilai yang dimaksud. Cara kerjanya adalah memunculkan warning message apabila input suatu data tidak tergolong ke dalam rentang nilai yang tidak memenuhi syarat.

Itulah beberapa Excel hacks yang dapat kamu terapkan dalam pekerjaan mengolah data sehari-hari. Selain mempermudah pengerjaan, kamu hanya butuh waktu singkat untuk melakukan pengaturan dan pengolahan data memakai Excel. Apalagi, jika kamu berkutat di dunia data analyzing yang tidak jarang merangkum big data bagi kebutuhan perusahaan.

Ingin tahu lebih banyak seputar Excel hacks dalam dunia data analyzing? Belajar sekarang di SkolaExpert: Learn Data Analysis with Excel dan kuasai keterampilan Excel dalam 4 sesi bersama Digital Skola.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *